MWST-Fehler, die Geld kosten.

Die Mehrwertsteuer verrechnen Sie Ihren Kunden. Davon ziehen Sie ab, was Sie selbst an MWST bezahlt haben (die Vorsteuer), und die Differenz liefern Sie an die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV ab. Fehler entstehen meistens bei Belegen, Abos und Dingen, die Sie auch privat nutzen.

Die folgenden sieben Fehler sehen wir am häufigsten.

1. Zu spät merken, dass Sie MWST-pflichtig sind

MWST-pflichtig werden Sie, sobald Sie innerhalb eines Jahres CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen machen. Gezählt wird der weltweite Umsatz, nicht nur der in der Schweiz. Bei einer neuen Firma zählt die Prognose: Rechnen Sie damit, in den ersten zwölf Monaten über diese Grenze zu kommen, sind Sie von Anfang an pflichtig. Bei einer bestehenden Firma beginnt die Pflicht nach Ablauf des Geschäftsjahres, in dem Sie die Grenze erreicht haben. Anmelden müssen Sie sich spätestens 30 Tage nach Beginn der Steuerpflicht.

Wer die Anmeldung verpasst, schuldet die MWST trotzdem, rückwirkend. Weil Sie sie Ihren Kunden damals nicht verrechnet haben, zahlen Sie sie aus der eigenen Tasche.

2. Der falsche Steuersatz

In der Schweiz gibt es drei Sätze. Die meisten Leistungen laufen zum Normalsatz, einige Dinge des täglichen Bedarfs zum reduzierten Satz, und für Übernachtungen gibt es einen Sondersatz.

Oft betrifft das die Gastronomie. Ein Cappuccino, den Sie im Café trinken, kostet 8.1 % MWST, derselbe Cappuccino zum Mitnehmen nur 2.6 %. Wenn die Kasse das nicht trennt, rechnen Sie entweder zu viel ab und verlieren Marge, oder zu wenig und zahlen später nach.

3. Vorsteuer ohne sauberen Beleg

Die MWST, die Sie selbst bezahlen, holen Sie sich als Vorsteuer zurück. Dafür müssen Sie nachweisen können, dass Sie sie bezahlt haben, am einfachsten mit einer korrekten Rechnung. Kaufen Sie zum Beispiel einen Bürostuhl für CHF 1'081 inklusive MWST, stecken darin CHF 81 Vorsteuer. Ohne Beleg können Sie sie nicht abziehen.

Rechnen Sie nach vereinbarten Entgelten ab, ziehen Sie die Vorsteuer in der Periode ab, in der die Rechnung eintrifft. Bleibt die Rechnung unbezahlt, korrigieren Sie den Abzug.

Was auf eine Rechnung gehört

• Name und Ort des Lieferanten, mit seiner MWST-Nummer (Format: CHE-123.456.789 MWST)
• Ihr Name und Ort als Empfänger
• Datum oder Zeitraum der Leistung
• Was geliefert oder gemacht wurde
• Der Betrag und der angewendete Steuersatz

Bei Kassenzetteln bis CHF 400 darf Ihr Name fehlen. Am häufigsten gehen Belege aber einfach verloren, etwa der Zettel vom Parkhaus oder ein PDF im Spam-Ordner. Für jeden fehlenden Beleg verlieren Sie die Vorsteuer.

4. Die vergessene Bezugsteuer

Bezahlen Sie eine Firma im Ausland, etwa für Online-Werbung oder ein Software-Abo, und ist sie nicht im Schweizer MWST-Register eingetragen, rechnen Sie die MWST darauf selbst ab. Das nennt sich Bezugsteuer.

Sind Sie MWST-pflichtig, deklarieren Sie die Bezugsteuer in Ihrer normalen Abrechnung. Nutzen Sie die Leistung für Ihr Geschäft, können Sie sie meist gleich wieder als Vorsteuer abziehen, sie kostet Sie dann nichts. Sind Sie nicht pflichtig, müssen Sie die Bezugsteuer ab CHF 10'000 solcher Bezüge pro Kalenderjahr zahlen und sich dafür bei der ESTV melden.

5. Privatanteile vergessen

Was Sie auch privat nutzen, etwa das Firmenauto am Wochenende oder das Handy-Abo der Firma, dürfen Sie nicht voll als Vorsteuer abziehen. Für das Geschäftsauto gibt es dafür eine Pauschale, die monatlich berücksichtigt wird.

Zahlt die Firma Ihr Handy-Abo für CHF 80 im Monat und Sie nutzen es zur Hälfte privat, dürfen Sie nur die Hälfte der darin enthaltenen MWST als Vorsteuer abziehen.

Wer das ignoriert, zieht zu viel Vorsteuer ab. Bei einer Kontrolle zahlen Sie die Differenz nach, mit Verzugszins.

6. Die falsche Abrechnungsmethode

Es gibt zwei Methoden. Bei der effektiven Methode rechnen Sie jede Vorsteuer einzeln ab, in der Regel jedes Quartal. Bei der Saldosteuersatzmethode zahlen Sie einen festen Satz je nach Branche auf Ihren Umsatz und rechnen nur halbjährlich ab. Vorsteuer ziehen Sie dann keine ab.

Der Saldosteuersatz spart viel Aufwand, passt aber nicht für alle. Wer viel investiert oder teures Material einkauft, fährt mit der effektiven Methode oft besser. Ausserdem können Sie die Methode nicht jederzeit wechseln, Sie sind eine Weile an Ihre Wahl gebunden.

Ein Webdesigner, der kaum Material einkauft, hat wenig Vorsteuer. Für ihn ist der Saldosteuersatz oft die bequemere Wahl. Eine Schreinerei, die gerade eine Maschine für CHF 80'000 inklusive MWST kauft, verzichtet damit auf rund CHF 6'000 Vorsteuer.

7. Fristen verpassen und Fehler liegen lassen

Abrechnung und Zahlung sind 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode fällig. Bei verspäteter Zahlung fällt Verzugszins an. Rechnen Sie gar nicht ab, schätzt die ESTV Ihre Steuer, und diese Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus.

Seit 2025 können Sie jährlich abrechnen. Dann zahlen Sie während des Jahres Raten, die die ESTV festlegt, und reichen Abrechnung und Restbetrag bis Ende Februar ein. Die Frist für die Abrechnung verlängern Sie kostenlos im ESTV-Portal. Die Zahlung bleibt trotzdem fällig; auch dafür können Sie im Portal um bis zu drei Monate verlängern.

Fehler in früheren Abrechnungen müssen Sie korrigieren, spätestens bei der Finalisierung. Dafür haben Sie 180 Tage nach Ende des Geschäftsjahres Zeit. Wer einen Fehler bemerkt und ihn liegen lässt, riskiert mehr als eine Nachzahlung. Tragen Sie sich die Fristen am besten gleich für das ganze Jahr in den Kalender ein, mit einer Erinnerung zwei Wochen vorher.

Was gegen fast alle sieben hilft

Die meisten dieser Fehler entstehen, weil die Buchhaltung nur einmal im Quartal kurz vor der Frist gemacht wird. Werden die Belege laufend erfasst, fallen fehlende Rechnungen, falsche Sätze und ausländische Abos früh auf.

Was Sie diese Woche erledigen können

1. Schauen Sie nach, wie viel Umsatz Sie im laufenden Geschäftsjahr schon gemacht haben.
2. Gehen Sie Ihre Abos durch und markieren Sie alle Anbieter mit Sitz im Ausland.
3. Prüfen Sie in der Gastronomie, ob Ihre Kasse Take-away und Konsum vor Ort getrennt erfasst.
4. Fragen Sie Ihren Treuhänder, mit welcher Methode Sie abrechnen und ob sie noch zu Ihrer Firma passt.

Wenn Sie bei einem dieser Punkte unsicher sind, fragen Sie uns per Mail oder Telefon.