Welche Belege Sie wie lange aufbewahren müssen.

Geschäftsbücher und Buchungsbelege bewahren Sie zehn Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres: Belege aus dem Jahr 2026 dürfen Sie frühestens Anfang 2037 vernichten.

Was dazugehört

• Rechnungen, Quittungen und Kassenzettel
• Kontoauszüge von Bank und Kreditkarte
• Verträge, Lohnabrechnungen und MWST-Abrechnungen
• Die Jahresrechnung mit Bilanz und Erfolgsrechnung

Sind Sie MWST-pflichtig, bewahren Sie Unterlagen zu Liegenschaften, die Sie für die Einlageentsteuerung oder den Eigenverbrauch brauchen, 20 Jahre auf.

Digital aufbewahren

Belege dürfen Sie digital aufbewahren, auch solche, die Sie auf Papier bekommen haben. Die Dateien müssen vollständig, unverändert und während der ganzen Frist lesbar sein. Ein guter Scan mit dem Handy reicht, wenn er in einer Ablage liegt, in der er sich nicht nachträglich ändern lässt. Jede spätere Änderung muss feststellbar sein. Auf Festplatten oder in der Cloud braucht es dafür ein Verfahren wie eine digitale Signatur oder einen Zeitstempel und dokumentierte Abläufe. Den Geschäftsbericht mit der Jahresrechnung und den Revisionsbericht bewahren Sie schriftlich und unterschrieben auf.